Die Möglichkeit, sich auch außerhalb des DrachenFests zu treffen, gemeinsam zu spielen und die Lagergemeinschaft weiter auszubauen, ist ein wichtiger Teil unserer Community. Wir freuen uns ausdrücklich darüber, wenn aus den Gemeinschaften der DrachenFest-Lager eigene Treffen und Veranstaltungen entstehen.

Damit solche Veranstaltungen offiziell einem DrachenFest-Lager zugeordnet werden können, Termine sinnvoll koordiniert werden und – sofern gespielt wird – der DrachenFest-Hintergrund konsistent bleibt, gibt es einige gemeinsame Rahmenbedingungen.

Dabei unterscheiden wir künftig zwischen Lagertreffen und Lagercons.

Ein Lagertreffen ist eine Veranstaltung, die sich gezielt an die Mitglieder eines DrachenFest-Lagers richtet und bei der vor allem die Gemeinschaft im Mittelpunkt steht.

Das kann zum Beispiel ein gemeinsames Wochenende, ein Zeltlager, ein Grillabend oder eine andere Zusammenkunft des Lagers sein.

Ein Lagertreffen benötigt keinen Plot und kein IT-Spiel. Ihr müsst also keine Geschichte entwickeln oder eine eigene Con veranstalten, nur weil ihr euch als Lager treffen möchtet.

Auch ein solches Treffen kann nach vorheriger Anmeldung und Bestätigung offiziell als Veranstaltung des jeweiligen DrachenFest-Lagers stattfinden und entsprechend beworben werden.

Eine Lagercon ist eine Veranstaltung eines DrachenFest-Lagers, bei der über das gemeinsame Treffen hinaus IT-Spiel und/oder Plot stattfindet.

Das können beispielsweise Charakterspiel, die Fortführung gemeinsamer Geschichten oder Ereignisse sein, die mit dem DrachenFest-Hintergrund, einer DrachenFest-Insel oder der Geschichte des jeweiligen Lagers verbunden sind.

Sobald Inhalte Auswirkungen auf den DrachenFest-Hintergrund haben können, gelten zusätzlich die weiter unten beschriebenen Regelungen zur Plotabstimmung.

Sowohl Lagertreffen als auch Lagercons müssen vor ihrer öffentlichen Ankündigung bzw. der Freigabe zur Anmeldung mit der DrachenFest-Orga abgestimmt werden.

Bitte nutzt dafür das folgende Formular:

https://forms.gle/CLT6QyuraEP54MKn6

Wir benötigen insbesondere folgende Informationen:

Termin und Veranstaltungsort
Veranstalter bzw. verantwortliche Person
betroffenes DrachenFest-Lager
Art der Veranstaltung: Lagertreffen oder Lagercon
geplanter Umfang und ungefährer Inhalt
bei Lagercons: Informationen darüber, ob und in welchem Umfang DrachenFest-Hintergrund oder Plot verwendet wird

Anschließend setzen wir uns per E-Mail mit euch in Verbindung und klären alles Weitere.

Bei Fragen erreicht ihr uns unter: info@drachenfest.info

Die vorherige Anmeldung hilft uns insbesondere dabei, Termine verschiedener Veranstaltungen abzugleichen und unnötige Überschneidungen oder Parallelveranstaltungen innerhalb eines Lagers zu vermeiden.

Nach erfolgter Abstimmung und Bestätigung kann die Veranstaltung offiziell als Lagertreffen bzw. Lagercon des entsprechenden DrachenFest-Lagers angekündigt werden.

Auch bei einem zwanglosen Lagertreffen gibt es einige organisatorische Punkte, die für die Sicherheit der Teilnehmenden und eine verantwortungsvolle Durchführung wichtig sind.

Im Rahmen der Anmeldung klären wir deshalb mit euch insbesondere folgende Punkte: 

Es muss eine verantwortliche Person als Ansprechpartner und Veranstalter benannt sein. 
Für die Veranstaltung muss eine ausreichende Veranstalterhaftpflichtversicherung bestehen. Ein entsprechender Nachweis ist der DrachenFest-Orga auf Anfrage vorzulegen.
Für die Teilnehmenden müssen entsprechend der Art, Dauer und Größe der Veranstaltung ausreichende Toiletten und sanitäre Möglichkeiten zur Verfügung stehen.
Bei mehrtägigen Veranstaltungen müssen entsprechende Duschmöglichkeiten vorhanden sein.

Je nach Veranstaltungsort, Teilnehmerzahl und Art der Veranstaltung können weitere Anforderungen notwendig sein. Diese besprechen wir bei Bedarf individuell mit euch.

Besondere Entsorgungskosten entstehen, wenn ein Lager nicht vollständig abgebaut oder nicht sauber hinterlassen wurde (Müll, Holz, Stroh, Gegenstände etc.).

Besondere Entsorgungskosten werden dem jeweiligen Lager auf die Lagerbudgets der Folgejahre angerechnet. Die Entsorgungskosten berechnen wir je nach Aufwand. Bei der finalen Lagerkomplettabnahme gemeinsam von uns und Eurem Abbauteam, bestätigen wir gemeinsam die zu erwartende Belastung der kommenden Lagerbudgets mit dem Lager-Abbauteam.

Besondere Entsorgungskosten entstehen, wenn ein Lager nicht vollständig abgebaut oder nicht sauber hinterlassen wurde (Müll, Holz, Stroh, Gegenstände etc.).

Besondere Entsorgungskosten werden dem jeweiligen Lager auf die Lagerbudgets der Folgejahre angerechnet. Die Entsorgungskosten berechnen wir je nach Aufwand. Bei der finalen Lagerkomplettabnahme gemeinsam von uns und Eurem Abbauteam, bestätigen wir gemeinsam die zu erwartende Belastung der kommenden Lagerbudgets mit dem Lager-Abbauteam.

Lagertreffen und Lagercons sollen in erster Linie der Gemeinschaft des jeweiligen Lagers dienen und werden grundsätzlich unter nichtkommerziellen Gesichtspunkten durchgeführt.

Die finanzielle Planung der Veranstaltung wird vorab zwischen den Veranstaltern und der DrachenFest-Orga abgestimmt.

Eventuell entstehende Überschüsse oder Gewinne fließen vollständig in die Lagerkasse des jeweiligen DrachenFest-Lagers.

Die konkrete Handhabung wird im Rahmen der Anmeldung mit den jeweiligen Veranstaltern vereinbart.

Die Kalkulation der Veranstaltung muss für die Mitglieder des jeweiligen Lagers transparent sein und ist daher über die entsprechenden internen Kommunikationswege des Lagers – beispielsweise Lagerforum, Lager-Discord oder Lager-Facebook-Gruppe – offenzulegen.

Lagertreffen und Lagercons sind Veranstaltungen aus der Community für die jeweilige Lagergemeinschaft und finden grundsätzlich unter nichtkommerziellen Gesichtspunkten statt.

Externen Veranstaltern, Agenturen oder anderen Unternehmen ist es daher nicht gestattet, ohne vorherige ausdrückliche Genehmigung eine Veranstaltung als offizielles Lagertreffen oder offizielle Lagercon eines DrachenFest-Lagers durchzuführen.

Ebenso sind grundsätzlich keine Händler auf Lagertreffen oder Lagercons vorgesehen.

Ausnahmen können nach vorheriger schriftlicher Abstimmung mit der DrachenFest-Orga vereinbart werden.

Nach erfolgter Anmeldung und Bestätigung darf die Veranstaltung offiziell dem entsprechenden DrachenFest-Lager zugeordnet und als Lagertreffen bzw. Lagercon dieses Lagers beworben werden.

Bestätigte Veranstaltungen dürfen außerdem über die dafür vorgesehenen offiziellen und internen DrachenFest-Kanäle beworben werden. Dazu gehören beispielsweise:

die entsprechenden Bereiche auf Facebook,
der DrachenFest-Discord,
interne Lagerforen und
weitere lagerinterne Kommunikationsplattformen.

Für bestätigte Lagertreffen und Lagercons darf außerdem der DrachenFest-Slogan

„Freunde treffen Freunde“

im Zusammenhang mit der Veranstaltung verwendet werden.

Die Verwendung von DrachenFest-Logos, abgewandelten DrachenFest-Logos oder anderen geschützten Kennzeichen muss vorab mit der DrachenFest-Orga abgestimmt werden.

Veranstaltungen, die nicht als offizielles Lagertreffen oder offizielle Lagercon angemeldet und bestätigt wurden, dürfen nicht so beworben oder gestaltet werden, dass bei Teilnehmenden der Eindruck entsteht, es handele sich um eine offizielle Veranstaltung des jeweiligen DrachenFest-Lagers oder des DrachenFests.

Uns ist wichtig, dass diese Regelungen nicht als Hürde für eure Veranstaltungen verstanden werden.

Wir möchten Lagertreffen und Lagercons ausdrücklich fördern.

Die Gemeinschaften, die rund um die einzelnen Lager entstanden sind, sind ein wichtiger Teil des DrachenFests. Wenn daraus weitere Treffen, Freundschaften und gemeinsame Veranstaltungen entstehen, ist genau das etwas, worüber wir uns freuen.

Die Anmeldung und Abstimmung sorgt vor allem dafür, dass
sich Termine nicht unnötig überschneiden,
Veranstalter wichtige organisatorische Rahmenbedingungen kennen,
Veranstaltungen offiziell als Teil der jeweiligen Lagergemeinschaft auftreten können,
wir euch bei der Bewerbung über unsere Kommunikationskanäle unterstützen können,
die Geschichte und Lore des DrachenFests konsistent bleiben und
Ereignisse aus Lagercons bei der weiteren Entwicklung der DrachenFest-Storyline berücksichtigt werden können.

Ihr müsst also keinen Plot entwickeln, um ein offizielles Lagertreffen eures Lagers zu veranstalten. Wenn ihr einfach gemeinsam ein schönes Wochenende verbringen möchtet, ist das vollkommen in Ordnung.

Und wenn ihr eine Lagercon mit Plot veranstalten möchtet, sprecht frühzeitig mit uns und unserem Plot-Team. Dann können wir gemeinsam dafür sorgen, dass eure Geschichte gut in die Welt des DrachenFests passt.

Wenn ihr euch nicht sicher seid, ob eure geplante Veranstaltung ein Lagertreffen oder eine Lagercon ist, meldet euch einfach bei uns. Wir helfen euch gerne bei der Einordnung.

Wir freuen uns auf eure Ideen, eure Treffen und eure Cons. ❤️

Freunde treffen Freunde.

Euer

DrachenFest-Team